Hầu hết người VN trong nước, nhất là sinh viên và những người theo học công nghệ thông tin (IT) đều biết đến bậc lão thành Dương Quang Thiện. Ông và phu nhân người Thụy Sỹ (đã qua đời cách đây một năm rưỡi), từ bỏ cuộc sống và công việc bên trời tây, về nước từ năm 1965, thành lập biết bao qũy học bổng cho học sinh nghèo khắp nước. Không chỉ là một mạnh thường quân nổi tiếng, kỹ sư Dương Quang Thiện (tốt nghiệp kỹ sư điện tử tại Đại học Bordeaux năm 1961, là người VN đầu tiên được IBM tuyển vào làm kỹ sư tin học) còn là tác giả nổi tiếng chuyên về sách tin học với số lượng hơn 50 cuốn. Chúng ta có thể nói rằng ông đã góp phần tạo dựng nền móng công nghệ thông tin (IT) tại VN.
Nay dù đã 80, ông vẫn còn quan tâm đến việc phát triển IT cho quê hương. Cá nhân tôi vô cùng xúc động khi biết được những ưu tư của ông và rất cảm động khi ông hỏi:
Nếu anh biết là ở VN có vào khoảng 500.000 xí nghiệp vừa và nhỏ, có nối mạng, nhưng hệ thống thông tin quản lý chưa được hiệu quả. Người ta chỉ đào tạo programmer, không biết analyst, developer và architect là gì. Nhin chung, người ta xử lý dữ liệu bằng tay, với sự hỗ trợ cua Excel. Có vài nơi sử dụng Access. Bây giờ anh làm gì đây?
Tôi xin được chia sẻ hiểu biết hạn hẹp mình như sau:
Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin (IT) vào điều hành/quản lý xí nghiệp (tư lẫn cơ quan nhà nước) để có hiệu quả cao vẫn là một thách thức ngay cả những nước tiên tiến như Hoa Kỳ. Không ít xí nghiệp phài đương đầu với vấn nạn: xử dụng những phần mềm khác nhau, dùng ngôn ngữ (programming language) và nền tảng khác nhau (framework), không liên kết dữ liệu (data integration), không tạo ra được hình ảnh (dashboard) tổng thể hoạt đông của xí nghiệp để ban điều hành (CEO) đưa ra những quyết định tối trọng hoặc kế hoạch lâu dài.
Trước khi được góp ý sẽ làm gì, tôi xin lược qua tình hình chung tại Hoa Kỳ, những giải pháp hiện có, từ đó chúng ta có thể rút ra những điểm ứng dụng then chốt cho hoàn cảnh Việt Nam.
Hầu hết các dự án IT cho xí nghiệp tại Hoa Kỳ (nhất là trong lãnh vực công) đều trễ hẹn, chi phí cao hơn dự tính, không ít trong số đó phải hủy bỏ sau khi tốn bạc triệu usd. Thông thường nguyên nhân thất bại hoặc không đúng dự tính ban đầu:
- Quy trình hoạt động, quy tắc của xí nghiệp chưa thống nhất và tinh gọn (need to standardize and streamline business processes and business rules)
- Không nắm vững và đúc kết rõ ràng các quy tắc/yêu cầu, (need to capture and document the business rules & business requirements)
- Đội ngũ IT thiếu sự phối hợp chặc chẽ với nhân viên xí nghiệp để kiểm tra các quy tắc nhẳm bảo đảm phần mềm sẽ được tạo ra đúng yêu cầu ban đầu. (Business team and IT team coordination and verification)
- Thiếu người đóng vai kiến trúc sư IT (Solution Architect) để nhìn tổng thể bức tranh mà từ đó điều phối lập trình viên (developer/programmer) và nhân viên IT đặc chủng (User interface designer,database designer, application security specialistr..)
- Thiếu quản lý dự án tài giỏi (project manager) để nắm bắt những nảy sinh mà bất cứ công trình nào cũng gặp và từ đó đưa ra những bước đi thực tế.
- ….và rất nhiều trở ngại khác
Từ những khó khăn chồng chất trong việc phát triển/duy trì phần mềm và do công nghệ internet/đám mây (cloud computing) ngày càng hiện đại, các xí nghiệp tại Hoa Kỳ đang có khuynh hướng sử dụng những phần mềm có sẵn và giảm thiểu hạ tầng cơ sở IT tại cơ quan (reduce IT infrastructure foot print). Có nhiều xí nghiệp mới thành lập hầu như không có hạ tầng IT hoặc nhân viên IT.
Sử dụng công nghệ internet/cloud giúp xí nghiệp khỏi bảo trì máy chủ (server) như chống mã độc, sao-lưu/phục hồi (backup/recovery) v.v. Ngay cả máy tính cá nhân cũng được tiết giảm chi phí vì không phải cài đặt nhiều phần mềm. Chỉ cần công cụ trình duyệt (internet browser: Firefox, Chrome, IE) là người sử dụng có thể chạy những phần mềm đám mây.
Bất cứ xí nghiệp nào cũng có một số cơ cấu căn bản và sau đây là những giải pháp công nghệ đám mây mà các xí nghiệp có khuynh hướng đang tiến đến áp dụng để giảm thiểu chi phí và phiền toái.
- Phần mềm văn phòng (office suite): Đây là phần mềm dùng hằng ngày để lập văn bản, spreadsheet, email.v.v Google Apps For Business (tương tự google doc/drive miễn phí): Tuy không thể làm những việc phức tạp như Microsoft Office nhưng hầu hết những việc thường làm có thể dùng Google Apps (bao gồm những phần tương tự như word, excel, powerpoint… + email). Microsoft cũng có sản phẩm đám mây tương tự được gọi là office 365, tuy nhiên chưa mấy trưởng thành bằng giải pháp của Google.
- Phần mềm quản lý xí nghiệp (Enterprise Resource Planning ERP): Phần mềm này là bộ não của xí nghiệp bao gồm nhiệm vụ: Kế toán, hoạch định ngân sách, quản lý nhân viên (lương, chế độ), quản lý sản xuất. Một số sản phẩm đám mây về ERP: Oracle For E-Business, SAP, Microsoft Dynamic.
- Phần mềm quản lý khách hàng (Customer Relationship Management CRM): Phần mềm này dành cho xí nghiệp bán sản phẩm cho khách hàng, bao gồm: kinh doanh sản phẩm, quản lý và phục vụ khách hàng, tiếp thị. Một số sản phẩm đám mây về CRM: SaleForce, Microsoft CRM
Giải pháp nào cho 500,000 xí nghiệp vừa và nhỏ của VN:
Việc thuê / mua phần mềm của các công ty nước ngoài hiện tại cũng có nhiều giới hạn: Giá cả chưa chắc phù hợp với các xí nghiệp vừa và nhỏ trong nước. Phần hỗ trợ người sử dụng cũng không dễ dàng.
Điểm khó khăn nhất cho VN và cho cả thế giới khi ứng dụng công nghệ thông tin là việc tiêu chuẩn hoá, đơn giản hoá quy trình, quy tắc và nguồn máy vận hành. Không làm được việc này thì khi tạo phần mềm sẽ rất tốn kém, phức tạp và khó sử dụng đại trà.
- Tiêu chuẩn hoá cho 500,000 doanh nghiệp là điều không thể: tuy nhiên có thể phân loại xí nghiêp, tiêu chuẩn hoá từng nhóm một, tạo phần mềm cho những quy trình đơn giản nhất: Ví dụ như phần quản lý nhân viên, lương bổng..rồi từ từ tiến xa hơn.
- Chú trọng vào việc phát triển phần mềm có thể chạy trên mạng trước (internet/cloud based application). Việc này giúp xí nghiệp khỏi tốn chi phí duy trì IT bên trong xí nghiệp, hoặc sử dụng IT cho những phần mềm chỉ cơ quan mình mới sử dụng.
- Thành lập trung tâm dữ liệu đám mây (cloud VN), nơi đó những máy chủ đã được ảo hoá (virtualize), khả năng bảo mật, sao lưu, khôi phục được tập trung. Những phần mềm ở mục 1 sẽ được chạy tại đây. Xí nghiệp sử dụng nó chỉ cần máy tính đơn giản có duyệt trình là được. Chi phí sử dụng sẽ giống như xài điện, dùng bao nhiêu trả bấy nhiêu.
- Để thực hiện mục 1 và 2, VN cần có:
- Đội ngũ IT chiến lược: Giải Pháp Công Nghệ Kiến Trúc Sư (IT Solution Architect), Công Nghệ An Ninh/Bảo Mật KTS (IT Security Architect), Công Nghệ Dữ Liệu KTS (IT Data Architect), Công Nghệ Đám Mây KTS, Server Farm and Network architect…
- Đội ngũ IT quản lý công trình (IT Project Manager) và Business Analyst chuyên nghiệp
- Highspeed internet connection (đường truyền mạng băng rộng)
Nếu giải pháp IT chưa chín muồi để thực hiện thì việc tiêu chuẩn hoá/ đơn giản hoá vẫn phải tiến hành vì sẽ đem lại lợi ích hiện tại lẫn tương lai. Làm được điều này sẽ giảm thiểu rất nhiều chi phí và rủi ro khi ứng dụng IT sau này. Đó là chưa kể đến biết bao tiết kiệm hiện tại dù chưa ứng dụng IT.
Các trường đào tạo IT nên chú trọng đào tạo nhân viên trong mục 4 bên cạnh đào tạo lập trình viên.
Phần mềm nguồn mở miễn phí cho quản lý xí nghiệp (ERP) và quản lý khách hàng (CRM) hiện đang có trên mạng. Đội ngũ IT VN không cần phải thiết kế từ đầu mà có thể dùng phần mềm mở, tách lọc, thay đổi cho phù hợp với môi trường trong nước. Hoặc ít ra cũng nắm bắt được những vận hành xung yếu của các phần mềm này.
Thiết nghĩ đây là những ý kiến đơn giản và không tránh phần sai lầm, thiếu sót. Hy vọng được sự chỉ giáo của độc giả.
Huyền Lam
Mùa thu 2013
